12. April 2024 | Wissen
Pflicht zur E-Rechnung ab 1. Januar 2025
Mit Blick auf die Zukunft und die fortschreitende Digitalisierung der Wirtschafts- und Arbeitswelt stehen wichtige Änderungen bevor, die auch Ihr Unternehmen betreffen werden: Ab dem 1. Januar 2025 tritt die Verpflichtung zur Nutzung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) im Geschäftsverkehr in Kraft.
Diese Änderung folgt der Billigung des Wachstumschancengesetzes durch den Bundesrat am 22. März 2024 und markiert einen entscheidenden Schritt in Richtung einer vollständig digitalisierten, effizienten und umweltfreundlichen Abwicklung von Rechnungsprozessen.
Was bedeuten die Änderungen für Ihr Unternehmen?
Die E-Rechnung wird zur verbindlichen Standardmethode für die Ausstellung, Übermittlung und den Empfang von Rechnungen. Dies bedeutet, dass ab dem 1. Januar 2025 jede Rechnung, die zwischen Unternehmen (B2B-Bereich) ausgestellt wird, in einem spezifischen strukturierten elektronischen Format vorliegen muss. Dieses Format muss nicht nur die elektronische Verarbeitung ermöglichen, sondern auch den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen.
Papierbasierte Rechnungen oder Rechnungen in nicht-strukturierten elektronischen Formaten werden unter dem neuen Gesetz als „sonstige Rechnungen“ klassifiziert und ihre Verwendung wird stark eingeschränkt.
Ausnahmen und Übergangsregelungen
Das Gesetz sieht vor, dass für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise weiterhin alle Rechnungsarten verwendet werden dürfen.
Zudem gibt es eine Übergangsfrist: Für Umsätze, die zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2026 ausgeführt werden, kann bis zum 31. Dezember 2026 unter bestimmten Bedingungen weiterhin eine „sonstige Rechnung“ ausgestellt werden.
Für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 EUR im vorangegangenen Kalenderjahr 2026 wird diese Regelung sogar bis zum 31. Dezember 2027 verlängert.
Vorbereitung auf die Umstellung
Es ist essentiell, dass Sie Ihr Unternehmen frühzeitig auf die bevorstehenden Änderungen vorbereiten. Hier sind einige Schritte, die Sie jetzt schon einleiten können:
- Technische Ausstattung überprüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Infrastruktur und Ihre Rechnungssoftware die Anforderungen an das Ausstellen und Empfangen von E-Rechnungen erfüllen.
- Mitarbeiter schulen: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die kommenden Änderungen und schulen Sie sie im Umgang mit der neuen Rechnungsstellung.
- Prozesse anpassen: Überprüfen Sie Ihre internen Prozesse und passen Sie diese an, um eine reibungslose Integration der E-Rechnung zu gewährleisten.
Fazit: Chance und Herausforderung zugleich
Die Verpflichtung zur E-Rechnung bietet nicht nur die Chance, Prozesse effizienter zu gestalten und Papier zu sparen, sondern zwingt Unternehmen auch, ihre digitalen Fähigkeiten zu erweitern und zu verbessern.
Mit Erfahrung und Expertise für Sie da
Wir stehen Ihnen mit unserer IT-Abteilung gerne beratend zur Seite, um den Übergang zur E-Rechnung so reibungslos und vorteilhaft wie möglich zu gestalten.
