10. März 2025 | Intern
Digitalisierung in der Praxis: Ein Erfahrungsbericht
Antje ist seit 35 Jahren als kaufmännische Angestellte und Teamassistenz tätig und seit Tag eins ein Teil von burgenta. In diesem Beitrag erzählt die ausgebildete Rechtsanwalts- und Notargehilfin, wie das digitale Arbeiten ihren Alltag positiv verändert hat und welche Herausforderungen sie überwinden musste.
Flexibilität und Übersicht
Ob Anlage von neuen Mandant*innen, Fakturierung der Rechnungen, Empfang, Postbearbeitung, Terminvorbereitung, Controlling oder Veranstaltungsplanung: Antje meistert als Teamassistenz bei burgenta eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben. „Bis auf das morgendliche Prüfen diverser Firmenpostfächer sind die Tage nicht planbar, weil ich nie weiß, was kommt. Das ist sehr abwechslungsreich.“
Dabei ist es erforderlich, schnell von einem Thema ins Nächste – und wieder zurück – wechseln zu können, ohne den Überblick zu verlieren: „Man muss in der Teamassistenz flexibel sein und ein Gefühl dafür haben, was Priorität hat und was nicht.“
„Zwischenzeitlich hatte ich Probleme damit, das Tempo mitzugehen“
Als Antje bei burgenta begann, mangelte es ihr keinesfalls an Arbeitserfahrung und Know-how. Trotzdem brachte die berufliche Neuausrichtung eine grundlegende Umstellung mit sich. Während Antje zuvor zahlreiche Aufgaben per Stift und Papier erledigt hatte, gaben nun digitale Prozesse den Takt an.
„Dadurch, dass es bei burgenta kaum noch Papierunterlagen gibt, war der Wechsel eine riesige Veränderung. Am Anfang ging alles sehr rasant“, erinnert sich unsere Teamassistenz zurück. „Zwischenzeitlich hatte ich Probleme damit, das Tempo mitzugehen. Aber ich habe auch schnell die Vorteile erkannt.“
Adieu Aktenordner
Laut Antje wirken sich die digitalen Prozesse auf so gut wie alle Arbeitsabläufe aus; von der Mandatsanlage über die Rechnungsstellung bis hin zur Buchhaltung und darüber hinaus. „Heute werden Jahresabschlüsse als PDF an die Mandant*innen gesendet. Früher habe ich manchmal für jeden Gesellschafter in der Firma 20 bis 30 Bilanzen kopiert und gebunden. Das dauerte ewig.“
Zudem gestaltet sich das Dokumentenmanagement wesentlich übersichtlicher: „Für mich ist es ein riesen Vorteil, dass es keine Aktenordner mehr gibt, wenn Mandant*innen anrufen und beispielsweise Ihre Steueridentifikationsnummer oder den Kaufvertrag ihres Autos aus 2021 benötigen. Dann schaue ich im PC und habe die benötigte Information blitzschnell gefunden.“
Doch damit das Auffinden von Daten einwandfrei funktioniert, ist gewissenhaftes Arbeiten ein Muss, erklärt Antje: „Legst du etwas unter einer falschen oder ungenauen Dokumentenbezeichnung ab, dann findest du eine Datei ganz schwer wieder. Man muss noch ein bisschen fokussierter bei der Sache sein, als zuvor.“
Nach der ersten Zeit der digitalen Umgewöhnung zieht Antje heute eine durchweg positive Bilanz: „Für mich hat die Digitalisierung eine unfassbare Erleichterung im Arbeitsalltag mit sich gebracht. Aufgaben können schneller erledigt werden, du hast kürzere Dienstwege und Kommunikationsverläufe können besser nachvollzogen werden, wenn man zum Beispiel einmal für eine Kollegin oder einen Kollegen einspringt.“
Eigenverantwortung und Vertrauen
Neben der Umstellung vom Kugelschreiber zur Tastatur hatte der Einstieg bei burgenta für Antje auch Einfluss auf die individuellen Gestaltungsspielräume in der Planung und Ausführung ihrer Arbeit. „Ich arbeite unglaublich eigenverantwortlich und genieße vollstes Vertrauen. Das habe ich in diesem Umfang vorher nicht gekannt.“
Dabei schätzt unsere Teamassistentin insbesondere, aktiv an der Unternehmensentwicklung beteiligt zu sein: „Ich werde in Entscheidungsprozesse mit eingebunden und meine Ideen und Erfahrungen werden gezielt genutzt. Dieses Arbeiten auf Augenhöhe macht unheimlich Spaß und ist sehr motivierend.“
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